Dernière mise à jour : 31 décembre 2025
1. Introduction
Vert L’espace Chiropratique accorde une grande importance à la protection de la vie privée et des renseignements personnels qu’elle recueille, détient, utilise ou communique dans le cadre de ses activités professionnelles, que ce soit par son site web, par des moyens technologiques ou en clinique.
La présente politique vise à informer les patients de la manière dont leurs renseignements personnels sont collectés, utilisés, conservés, communiqués et protégés, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi 25), ainsi qu’aux exigences professionnelles applicables.
La présente politique ne s’applique pas aux renseignements ayant un caractère public en vertu de la loi.
2. Responsable de la protection des renseignements personnels
Vert L’espace Chiropratique a désigné la personne suivante à titre de responsable de la protection des renseignements personnels :
Dre Élodie Fournier-Cadieux, chiropraticienne
112, rue Saint-Sylvestre
Longueuil (Québec) J4H 2W3
Téléphone : 514-269-5006
3. Renseignements personnels recueillis
Dans le cadre de ses activités, Vert L’espace Chiropratique recueille uniquement les renseignements personnels nécessaires à la prestation de soins chiropratiques, à la gestion des dossiers professionnels et au respect de ses obligations légales.
Les renseignements personnels recueillis peuvent inclure notamment :
a) Renseignements d’identification
- Nom et prénom
- Date de naissance
- Sexe et/ou genre (lorsque pertinent cliniquement)
- Adresse postale
- Numéro de téléphone
- Adresse courriel
b) Renseignements de santé (renseignements sensibles)
- Motif de consultation
- Symptômes rapportés
- Anamnèse et antécédents de santé
- Résultats d’examens physiques
- Observations cliniques
- Plans de traitement
- Notes d’évolution
- Communications cliniques pertinentes
c) Renseignements administratifs
- Historique des rendez-vous
- Absences ou rendez-vous non honorés (no-shows)
- Communications administratives par courriel ou autres moyens
d) Renseignements relatifs à un tiers
- Coordonnées d’une personne à contacter en cas d’urgence
- Coordonnées d’un parent ou tuteur, lorsque le patient est mineur
e) Renseignements technologiques
- Données liées à l’utilisation des outils numériques (prise de rendez-vous en ligne, formulaires électroniques, portail patient)
- Adresse IP ou données techniques générées lors de l’utilisation du site web ou de la plateforme de réservation
4. Moyens de collecte
Les renseignements personnels peuvent être recueillis par les moyens suivants :
- Formulaires d’ouverture de dossier (papier ou électroniques)
- Dossiers cliniques tenus en clinique
- Plateforme de gestion de clinique et de prise de rendez-vous en ligne Jane
- Communications par courriel
- Site web de la clinique
- Réseaux sociaux (ex. : formulaire de contact ou messages privés)
5. Finalité de la collecte
Les renseignements personnels sont recueillis et utilisés uniquement aux fins suivantes :
- Identifier le patient
- Évaluer sa condition de santé
- Offrir des soins chiropratiques appropriés
- Assurer le suivi clinique
- Gérer les rendez-vous, les communications et l’administration de la clinique
- Respecter les obligations légales, fiscales et professionnelles applicables
6. Consentement
Le consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication des renseignements personnels requis pour la prestation des soins chiropratiques et la gestion du dossier professionnel est généralement implicite, puisque ces renseignements sont nécessaires à la relation professionnelle.
Un consentement explicite est requis lorsque les renseignements sont utilisés ou communiqués à des fins autres que celles nécessaires à la prestation des soins, lorsque la loi l’exige ou lorsque des activités optionnelles sont proposées.
7. Communication à des tiers
Vert L’espace Chiropratique peut communiquer certains renseignements personnels à des tiers uniquement lorsque cela est nécessaire, notamment :
- À des fournisseurs de services technologiques utilisés pour la gestion de la clinique (ex. : la plateforme Jane), lesquels sont tenus de protéger la confidentialité des renseignements conformément à la loi
- Lorsque requis ou autorisé par la loi
En aucun cas les renseignements personnels ne sont vendus ou utilisés à des fins commerciales sans consentement.
8. Durée de conservation
Les renseignements personnels sont conservés uniquement pour la durée nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, conformément aux lois applicables.
- Les dossiers professionnels sont conservés pour une période minimale de cinq (5) ans suivant la date du dernier service rendu, conformément aux exigences de l’Ordre des chiropraticiens du Québec.
- Les documents de nature fiscale sont conservés pour une période minimale de six (6) ans suivant la fin de l’année d’imposition à laquelle ils se rapportent, conformément aux exigences de Revenu Québec et de l’Agence du revenu du Canada.
Une fois les délais applicables expirés et lorsque les renseignements ne sont plus nécessaires, ceux-ci sont détruits de façon sécuritaire ou anonymisés. Un registre de destruction est tenu conformément à la Loi 25.
9. Mesures de sécurité
Vert L’espace Chiropratique met en place des mesures de sécurité physiques, techniques et administratives appropriées afin de protéger les renseignements personnels contre l’accès, l’utilisation ou la communication non autorisés, ainsi que contre la perte ou le vol.
Ces mesures tiennent compte notamment du caractère sensible des renseignements de santé.
10. Droits des personnes concernées
Toute personne peut demander :
- L’accès à ses renseignements personnels
- La rectification de renseignements inexacts ou incomplets
- Le retrait de son consentement, lorsque applicable
- La portabilité des renseignements, lorsque prévue par la loi
- La cessation de la diffusion ou la désindexation, lorsque applicable
Les demandes doivent être adressées à la responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées indiquées ci-dessus.
11. Plaintes
Toute personne qui estime que ses droits n’ont pas été respectés peut communiquer avec la responsable de la protection des renseignements personnels afin de formuler une plainte.
12. Modifications
La présente politique peut être modifiée afin de refléter des changements législatifs ou opérationnels. La version à jour est disponible sur le site web de la clinique.